Księgowanie biletów PKP – jak prawidłowo rozliczać wydatki na podróże służbowe?

Podróże służbowe są częścią działalności wielu firm, a bilety kolejowe często stanowią jeden z głównych kosztów delegacji. Aby uniknąć problemów z urzędem skarbowym i prawidłowo rozliczać wydatki, warto wiedzieć, jak wygląda księgowanie biletów PKP. Jakie dokumenty są potrzebne? Czy paragon wystarczy? Sprawdź najważniejsze zasady!

Czy bilet PKP może być kosztem uzyskania przychodu?

Podróż związana z prowadzeniem działalności gospodarczej może zostać uznana za koszt uzyskania przychodu, jeśli spełnia określone warunki. Wydatki na bilety PKP można zaliczyć do kosztów, pod warunkiem że:

• podróż miała związek z działalnością firmy,
• została odpowiednio udokumentowana,
• nie narusza przepisów dotyczących wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodu.

Jakie dokumenty są potrzebne do księgowania biletów PKP?

1. Bilet imienny – najlepszy dowód księgowy

Bilet PKP wystawiony na dane podróżującego stanowi pełnoprawny dokument księgowy. Powinien zawierać:

• Imię i nazwisko pasażera,
• Datę oraz trasę przejazdu,
• Cenę biletu i podatek VAT (jeśli obowiązuje).

2. Faktura VAT – kiedy jest potrzebna?

Jeśli firma chce odliczyć VAT od biletu, konieczne jest uzyskanie faktury VAT. Można ją otrzymać na podstawie biletu w kasie PKP lub online po zakupie przez internet.

3. Paragon – czy wystarczy do księgowania?

Paragon za bilet PKP, jeśli nie jest imienny, nie może być samodzielnym dowodem księgowym. Może jednak stanowić podstawę do wystawienia faktury.

Jak zaksięgować bilety PKP w księdze przychodów i rozchodów?

Bilety kolejowe księguje się w kolumnie „Pozostałe wydatki” w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (KPiR). Jeśli zawierają podatek VAT, należy go prawidłowo rozliczyć w deklaracji podatkowej.

W przypadku rozliczeń ryczałtowych lub Karty Podatkowej warto sprawdzić, czy dany wydatek można uwzględnić w ewidencji podatkowej.

Księgowanie biletów PKP a delegacja krajowa i zagraniczna

Jeśli podróż służbowa odbywa się w kraju, bilety PKP są elementem diety delegacyjnej. W przypadku delegacji zagranicznych konieczne może być dodatkowe potwierdzenie podróży, np. w formie raportu wyjazdowego.

Czy warto korzystać z elektronicznych biletów?

Bilety PKP w formie elektronicznej ułatwiają księgowanie, ponieważ:

• Są łatwe do przechowywania i nie giną,
• Można je szybko przedstawić w razie kontroli,
• Można od razu wygenerować fakturę VAT.

Warto więc korzystać z opcji e-biletów, aby uprościć proces księgowania i uniknąć problemów z dokumentacją.