Przetwarzanie danych osobowych kandydatów do pracy – co wolno pracodawcy w 2025 roku?

Jakie dane może przetwarzać pracodawca w 2025 roku?

Pracodawca ma prawo do przetwarzania określonych danych osobowych kandydatów do pracy zgodnie z przepisami RODO oraz ustawą Kodeks Pracy. W 2025 roku nadal obowiązują zasady ograniczenia zakresu danych do niezbędnego minimum. Pracodawca może żądać m.in.:

• imienia i nazwiska,
• daty urodzenia,
• danych kontaktowych,
• wykształcenia,
• doświadczenia zawodowego.

Inne dane, takie jak np. wizerunek, stan zdrowia czy informacje o niekaralności, mogą być przetwarzane tylko w wyjątkowych przypadkach przewidzianych przepisami prawa lub za zgodą kandydata.

Czy pracodawca może wymagać zdjęcia w CV?

W 2025 roku pracodawcy nie mogą wymagać od kandydatów umieszczania zdjęcia w CV, chyba że uzasadniają to szczególne warunki zatrudnienia (np. stanowiska reprezentacyjne). Jeśli kandydat dobrowolnie zamieści zdjęcie, oznacza to jego zgodę na przetwarzanie tego elementu danych osobowych.

Przetwarzanie danych osobowych a zgoda kandydata

Zgoda kandydata nie jest wymagana do przetwarzania danych niezbędnych do przeprowadzenia rekrutacji na podstawie Kodeksu Pracy. Jednakże jeśli pracodawca chce przetwarzać dane dodatkowe, np. referencje od poprzednich pracodawców czy informacje o zainteresowaniach, musi uzyskać dobrowolną i świadomą zgodę kandydata.

Jak długo można przechowywać dane kandydatów?

Przepisy RODO wymagają ograniczenia okresu przechowywania danych osobowych do niezbędnego minimum. W praktyce oznacza to, że:

• dane kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni, powinny być usunięte po zakończeniu rekrutacji, chyba że kandydat wyraził zgodę na ich wykorzystanie w przyszłych procesach rekrutacyjnych,
• w przypadku zgody na przyszłe rekrutacje okres przechowywania danych nie powinien przekraczać 12 miesięcy.

Udostępnianie danych osobowych innym podmiotom

Pracodawca nie może przekazywać danych osobowych kandydatów innym firmom bez ich zgody, chyba że wynika to z przepisów prawa (np. w przypadku agencji pracy tymczasowej).

Prawa kandydatów do ochrony swoich danych

Kandydaci do pracy mają prawo do:

• dostępu do swoich danych i uzyskania informacji, jak są one przetwarzane,
• poprawiania błędnych danych,
• cofnięcia zgody na przetwarzanie dodatkowych danych,
• żądania usunięcia danych, jeśli nie ma podstawy do ich dalszego przetwarzania.

Sankcje za nieprawidłowe przetwarzanie danych osobowych

Nieprzestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych może skutkować poważnymi konsekwencjami, w tym:

• nałożeniem kar finansowych przez Urząd Ochrony Danych Osobowych,
• odpowiedzialnością cywilną wobec kandydatów,
• utratą reputacji firmy.

Przetwarzanie danych osobowych kandydatów do pracy w 2025 roku musi odbywać się zgodnie z zasadami RODO i Kodeksu Pracy. Pracodawcy powinni ograniczać zakres zbieranych danych do absolutnego minimum oraz zapewnić przejrzystość procesu rekrutacyjnego. Kandydaci natomiast mają pełne prawo do kontroli nad swoimi danymi oraz ich usunięcia po zakończeniu rekrutacji.