Sztuczna inteligencja (AI) w codziennej pracy asystenta zarządu.

Sztuczna inteligencja coraz wyraźniej wchodzi do codziennej pracy biurowej. Dla asystenta zarządu nie oznacza to jednak wyłącznie korzystania z chatbota do pisania wiadomości. AI może wspierać organizację kalendarza, przygotowanie spotkań, analizę dokumentów, tworzenie notatek, wyszukiwanie informacji, redagowanie korespondencji czy porządkowanie zadań. W efekcie zmienia się nie tylko tempo pracy, ale także zakres kompetencji osoby odpowiedzialnej za sprawne funkcjonowanie zarządu.

Skala tej zmiany jest widoczna w danych dotyczących polskich przedsiębiorstw. Według raportu PARP opublikowanego w 2026 r. 8,7 proc. polskich firm wykorzystywało AI w 2025 r., wobec 5,9 proc. rok wcześniej. Wśród zastosowań sztucznej inteligencji 3,7 proc. firm wskazywało organizację pracy i prace biurowe. Jednocześnie w Unii Europejskiej AI wykorzystywało już 20 proc. przedsiębiorstw, podczas gdy w Polsce było to 8,4 proc.

O czym jest ten artykuł? Czytaj więcej…

AI w pracy asystenta zarządu nie musi oznaczać zastąpienia człowieka. Znacznie częściej chodzi o automatyzację powtarzalnych czynności i przesunięcie uwagi pracownika na zadania wymagające komunikacji, odpowiedzialności i samodzielnej oceny.

W artykule omawiamy przede wszystkim:

• najważniejsze zastosowania AI w pracy asystenta zarządu,
• przygotowywanie spotkań, korespondencji i dokumentów z pomocą AI,
• wykorzystanie sztucznej inteligencji do zarządzania informacją,
• korzyści wynikające z automatyzacji codziennych obowiązków,
• zagrożenia związane z poufnością danych i błędami AI,
• kompetencje, które w 2026 r. powinien rozwijać nowoczesny asystent zarządu,
• znaczenie AI Act i zasad odpowiedzialnego korzystania ze sztucznej inteligencji.

Spis treści

• AI w pracy asystenta zarządu – od ciekawostki do codziennego narzędzia
• Kalendarz, spotkania i korespondencja – gdzie AI oszczędza najwięcej czasu?
• AI pomoże przygotować zarządowi informacje, ale nie podejmie decyzji za człowieka
• Dokumenty, notatki i raporty – asystent zyskuje cyfrowego pomocnika
• Największe ryzyko? Poufne dane trafiają do niewłaściwego narzędzia
• AI Act 2026. Asystent zarządu powinien znać zasady korzystania z AI
• Przyszłość zawodu: mniej administracji, więcej odpowiedzialności

AI w pracy asystenta zarządu – od ciekawostki do codziennego narzędzia

Jeszcze niedawno sztuczna inteligencja była w wielu biurach przede wszystkim eksperymentem. W 2026 r. coraz częściej staje się elementem codziennego środowiska pracy. Asystent zarządu może wykorzystać ją wszędzie tam, gdzie zadanie polega na przetwarzaniu informacji, przygotowaniu pierwszej wersji materiału albo uporządkowaniu dużej liczby danych.

Nie oznacza to jednak, że każde zadanie powinno zostać przekazane algorytmowi. Największą wartość AI daje wtedy, gdy człowiek zachowuje kontrolę nad procesem i wykorzystuje technologię jako narzędzie zwiększające efektywność.

Przykładowe zadania, przy których AI może być wsparciem:

• przygotowanie projektu wiadomości e-mail,
• podsumowanie długiego dokumentu,
• stworzenie listy zadań po spotkaniu,
• uporządkowanie informacji przekazanych przez kilka osób,
• przygotowanie agendy spotkania,
• wyszukanie najważniejszych punktów w raporcie,
• stworzenie roboczej wersji prezentacji lub notatki dla zarządu.

Dane PARP pokazują, że AI jest coraz częściej wykorzystywana właśnie do pracy organizacyjnej i biurowej. W 2025 r. 3,7 proc. przedsiębiorstw deklarowało wykorzystanie AI w organizacji pracy i pracach biurowych, wobec 2,2 proc. w 2024 r.

Kalendarz, spotkania i korespondencja – gdzie AI oszczędza najwięcej czasu?

Jednym z najbardziej naturalnych zastosowań AI w pracy asystenta zarządu jest organizacja informacji. Codzienny kalendarz prezesa lub członków zarządu może obejmować dziesiątki spotkań, wiadomości, zmian terminów i dodatkowych zadań. Sztuczna inteligencja może pomagać w analizowaniu tych informacji i przygotowaniu propozycji kolejnych działań.

Praktycznym przykładem jest przygotowanie spotkania. Na podstawie wcześniejszych wiadomości, dokumentów i informacji przekazanych przez uczestników można stworzyć roboczą agendę, listę tematów do omówienia oraz zestaw pytań, które powinny paść podczas rozmowy.

AI może również przygotować pierwszą wersję korespondencji. Asystent nadal powinien jednak zdecydować o jej ostatecznym brzmieniu, tonie i adresacie. Szczególnie w komunikacji zarządu nie można traktować wygenerowanego tekstu jako materiału, który automatycznie nadaje się do wysłania.

W praktyce oznacza to zmianę modelu pracy: zamiast tworzyć każdy materiał od początku, asystent może szybciej przygotować wersję roboczą, a następnie skoncentrować się na jej weryfikacji i dopasowaniu do sytuacji biznesowej.

AI pomoże przygotować zarządowi informacje, ale nie podejmie decyzji za człowieka

Jedną z największych zalet AI jest możliwość szybkiego porządkowania informacji. Asystent zarządu często znajduje się pomiędzy kierownictwem a wieloma działami przedsiębiorstwa. Otrzymuje dokumenty finansowe, oferty, prezentacje, raporty, korespondencję i materiały przygotowane przez pracowników.

AI może pomóc odpowiedzieć na pytanie: co z tego wszystkiego jest najważniejsze?

System może na przykład stworzyć streszczenie raportu, wskazać różnice pomiędzy dwoma dokumentami albo przygotować listę zagadnień wymagających dalszej analizy. Nie oznacza to jednak, że AI powinna samodzielnie interpretować informacje o strategicznym znaczeniu dla przedsiębiorstwa.

Europejska Komisja przypomina, że narzędzia AI mogą generować nieprawdziwe lub niedokładne informacje, dlatego istotne dane powinny być weryfikowane w wiarygodnych źródłach.

To szczególnie ważne w sekretariacie zarządu. Błąd w zwykłej wiadomości może być niewielkim problemem. Błąd w informacji dotyczącej kontraktu, finansów, klienta lub decyzji zarządu może mieć znacznie poważniejsze konsekwencje.

Dokumenty, notatki i raporty – asystent zyskuje cyfrowego pomocnika

Kolejnym obszarem jest praca z dokumentami. Asystent zarządu może wykorzystać AI do przygotowania notatek ze spotkań, uporządkowania ustaleń czy stworzenia listy zadań dla poszczególnych osób.

Technologia może być także pomocna przy redagowaniu dokumentów wewnętrznych. Zamiast rozpoczynać pracę z pustą stroną, użytkownik może przekazać AI strukturę materiału i oczekiwany rezultat, a następnie otrzymać wersję roboczą do sprawdzenia.

Najważniejsze jest jednak rozdzielenie dwóch etapów:

• AI odpowiada za przygotowanie i uporządkowanie materiału,
• człowiek odpowiada za ocenę, poprawność i ostateczną decyzję.

Taki model pozwala ograniczyć czas poświęcany na czynności mechaniczne bez rezygnowania z kontroli człowieka. To właśnie dlatego AI w pracy biurowej należy postrzegać bardziej jako „cyfrowego współpracownika” niż autonomicznego pracownika.

Największe ryzyko? Poufne dane trafiają do niewłaściwego narzędzia

Im więcej informacji przetwarza asystent zarządu, tym większe znaczenie ma bezpieczeństwo. Sekretariat zarządu może mieć dostęp do danych finansowych, umów, danych osobowych, informacji o wynagrodzeniach, planowanych inwestycjach czy negocjacjach z kontrahentami.

Nie powinno się więc bezrefleksyjnie kopiować takich materiałów do dowolnego publicznego narzędzia AI. Przedsiębiorstwo powinno określić, jakie informacje mogą być przetwarzane przez konkretne systemy, kto może z nich korzystać i na jakich zasadach.

W badaniu PARP dotyczącym 2025 r. firmy jako jedną z głównych barier wdrażania AI wskazywały obawy związane z prywatnością i ochroną danych. Wskazywano również brak wiedzy, wysokie koszty oraz niejasności dotyczące konsekwencji prawnych.

Dla asystenta zarządu oznacza to konieczność przestrzegania wewnętrznych procedur bezpieczeństwa. W praktyce warto przyjąć zasadę, że im bardziej poufny dokument, tym większa ostrożność przy wyborze narzędzia AI.

AI Act 2026. Asystent zarządu powinien znać zasady korzystania z AI

W 2026 r. korzystanie ze sztucznej inteligencji ma również wymiar regulacyjny. Unijny AI Act wprowadził obowiązek podejmowania działań na rzecz odpowiedniego poziomu kompetencji związanych z AI u osób korzystających z systemów sztucznej inteligencji w imieniu organizacji.

Artykuł 4 AI Act zaczął być stosowany 2 lutego 2025 r. W 2026 r. temat AI literacy stał się jeszcze bardziej praktyczny dla przedsiębiorstw. Komisja Europejska wskazuje, że obowiązek dotyczy zarówno dostawców, jak i podmiotów wykorzystujących systemy AI, a działania powinny uwzględniać m.in. wiedzę, doświadczenie, wykształcenie i kontekst wykorzystania systemu. Od 3 sierpnia 2026 r. obowiązują również zasady dotyczące nadzoru i egzekwowania tego przepisu.

Nie chodzi zatem o to, aby każdy asystent zarządu został programistą. Powinien natomiast rozumieć podstawowe możliwości i ograniczenia wykorzystywanych narzędzi, wiedzieć, jakie informacje można do nich wprowadzać oraz potrafić rozpoznać sytuację, w której wynik AI wymaga dodatkowej weryfikacji.

Przyszłość zawodu: mniej administracji, więcej odpowiedzialności

Czy AI zastąpi asystenta zarządu? Bardziej prawdopodobny jest inny scenariusz: technologia przejmie część powtarzalnych obowiązków, a rola człowieka przesunie się w kierunku koordynacji, komunikacji i kontroli jakości.

To ważne, ponieważ asystent zarządu nie jest wyłącznie osobą wykonującą zadania administracyjne. W wielu organizacjach odpowiada za przepływ informacji, kontakt z kluczowymi osobami, organizację spotkań i ochronę czasu członków zarządu. Tych funkcji nie da się w pełni sprowadzić do automatycznego generowania tekstu.

Najnowsze badania dotyczące wykorzystania generatywnej AI w pracy pokazują zresztą, że efekty wdrożenia zależą od sposobu korzystania z technologii. Analiza danych z aplikacji Microsoft 365 opublikowana w 2026 r. wskazała wzrost aktywności związanej z produktywnością u intensywnych użytkowników AI, ale jednocześnie podkreślała znaczenie zmian w organizacji pracy i komunikacji.

Dlatego najlepszy model na 2026 r. nie polega na pytaniu: „Czy AI może wykonać pracę asystenta?”. Bardziej trafne pytanie brzmi: „Które elementy pracy asystenta AI może wykonać szybciej, a gdzie nadal potrzebna jest wiedza i odpowiedzialność człowieka?”.

Odpowiedź będzie różna w zależności od firmy, ale kierunek zmian jest już widoczny. AI przejmuje coraz więcej czynności związanych z wyszukiwaniem, porządkowaniem i tworzeniem informacji. Asystent zarządu, który potrafi świadomie korzystać z tych możliwości, może natomiast poświęcić więcej czasu na to, czego technologia nadal nie zastępuje: rozumienie kontekstu, priorytetyzację, relacje, dyskrecję i podejmowanie odpowiedzialnych decyzji.

Właśnie dlatego kompetencje związane ze sztuczną inteligencją stają się w 2026 r. nie dodatkiem do pracy asystenta zarządu, lecz jednym z elementów jego profesjonalnego warsztatu.